С 5 июля абоненты системы «Контур-Экстерн» могут бесплатно воспользоваться специальным веб-сервисом для подготовки отчета по форме 4-ФСС. Сервис совмещен с программой, которая автоматически, без участия абонента, передает отчеты в ФСС. Подобное сочетание может существенно облегчить жизнь бухгалтера. Ведь итоги первой отчетной кампании показали, что созданную ФСС процедуру приема отчетности сложно назвать простой и удобной для пользователей.

Напомним, что сдавать отчетность в ФСС в электронном виде должны страхователи, у которых работает более 100 человек (с 2011 года — более 50 человек). Алгоритм сдачи отчетности выглядит так.

Сначала страхователь готовит отчетность либо на специальном портале ФСС, либо с помощью иной программы (которую необходимо, скачать, установить и постоянно следить за актуальностью используемых в ней форматов). Обратите внимание: регистрироваться  нужно только в том случае, если вы готовите отчет на портале ФСС. Если отчет готовится с помощью иного программного обеспечения, регистрироваться на порталах ФСС не обязательно.

Подготовленный файл страхователь выгружает на свой компьютер, подписывает и шифрует с помощью электронной цифровой подписи и средства криптографической защиты информации. При этом ему необходимо получить сертификат ключа электронной цифровой подписи в удостоверяющем центре.

Зашифрованный файл страхователь должен загрузить на приемный портал ФСС (регистрироваться на нем не требуется). При этом дату и время отправки расчета фиксирует ФСС. Согласно регламенту, максимальное время обработки отчета составляет 24 часа. Проверяется не только ЭЦП и соответствие форматам, но и правильность заполнения формы. В случае обнаружения ошибки страхователю высылается протокол проверки с указанием ошибок. Необходимо исправить ошибки и выслать файл заново.
Если ошибок не обнаружено, отчет считается принятым и страхователю высылается квитанция о приеме. Дата и время формирования такой квитанции считается временем представления отчета.

Это означает, что отчет лучше начинать загружать минимум за двое суток до крайнего срока, чтобы дать ФСС время на проверку и оставить себя зазор для исправления и отправки нового отчета. Кроме того, необходимо учитывать, что в последние дни сдачи отчетности из-за перегрузки приемного портала отчет может не загрузиться с первой попытки.

По сути, для успешной сдачи отчета в ФСС страхователю необходимо решить две проблемы. Первая: подготовить отчет без ошибок. Вторая: как можно быстрее загрузить его на приемный портал ФСС и получить квитанцию о приеме или протокол с указанием ошибок.

Для решения первой проблемы абоненты системы «Контур-Экстерн» с 5 июля бесплатно получают в свое распоряжение специальный веб-сервис для подготовки отчета (совмещен с системой «Контур-Экстерн», доступен абоненту только после входа в систему). Сервис помогает готовить отчет и проверяет его с помощью контрольных соотношений, используемых ФСС. Так что посылка отчета с ошибкой практически полностью исключена. Это, кстати, существенно снизит нагрузку на приемный портал ФСС. Ведь во время первой отчетности, только каждый третий отчет был составлен корректно. Поэтому и приемному порталу, и специалистам по проверке отчетов приходилось тратить очень много ресурсов на обработку неверных отчетов.

Вторую проблему решает другой сервис, который автоматически загружает отчет на приемный портал ФСС. После того, как отчет загружен на сервер «Контур-Экстерн», сервер автоматически начинает загружать его на портал ФСС. Если портал из-за повышенной нагрузки не работает, то отправленные отчеты не пропадают, а хранятся на сервере и ждут своей очереди. Потом, когда портал начинает функционировать (допустим, ночью или в выходные) все накопленные отчеты передаются на портал ФСС без каких-либо действий со стороны страхователя. При этом система «Контур-Экстерн» сообщает абоненту о получении квитанции о приеме отчета (зашифрованная квитанция хранится в системе «Контур-Экстерн», где ее можно посмотреть или скачать). Либо оперативно уведомляет абонента об ошибках, выявленных при обработке отчета.

Сочетание этих двух сервисов уникально. Абоненту не нужно скачивать,  устанавливать и обновлять программу для подготовки отчетности или готовить отчет на не самом быстром портале ФСС. Не надо «стучаться» на приемный портал ФСС при загрузке отчетности. Не надо получать специальный сертификат для сдачи отчетности в ФСС — при подключении к системе «Контур-Экстерн» абоненты получают универсальный сертификат, позволяющий отчитываться в ИФНС, ПФР, Росстат и ФСС.
Достаточно подключиться к системе «Контур-Экстерн», зайти в нее, подготовить отчет и нажать кнопку «отправить».

Напоследок еще раз подчеркнем: оба сервиса предоставляются абонентам системы «Контур-Экстерн» бесплатно. При этом само подключение к системе (которая помимо ФСС позволяет сдавать отчетность в ИФНС и ПФР) в самом «дорогом» регионе стоит около 7 тысяч рублей на год.